2 Tage Intensiv-Seminar

Projektmanagement verstehen und umsetzen

Projektmanagement für Assistenz und Sekretariat

Fast alle Führungskräfte sind in der einen oder anderen Weise in Projekte involviert. Das gilt sicher auch für Ihren Chef. Dabei ist Ihr Alltag als Assistentin doch auch ohne Projektarbeit schon recht bunt. Zusätzlich sind Sie auch noch gefordert, Projektmanagement zu verstehen und umzusetzen – und dies nicht nur zur Unterstützung Ihres Vorgesetzten, sondern auch als Assistenz für das Projektteam oder als Leiterin eigener Projekte. Diese Arbeit ist mit dem Tagesgeschäft nicht zu vergleichen: Die Zusammenarbeit im Projektteam funktioniert anders als die Arbeit in der Linienfunktion. Es gibt einige Stolpersteine – vielleicht sind Sie selbst schon darüber gefallen? Oder liegt ein Projekt vor Ihnen und Sie sind auf der Suche nach einem roten Faden? In dieser Weiterbildung bestimmen Sie Ihre Rolle im Projekt genau, leiten daraus Ihre Aufgaben ab und werden so zu einer wertvollen Unterstützung für Ihren Vorgesetzten oder Ihre Kollegen.

Nach dem Seminar sind Sie ausgerüstet mit sinnvollen Checklisten und einem alltagstauglichen Modell der Phasen im Projektmanagement. Ein Überblick, was Aufgaben einer Projektassistenz sein können, rundet Ihre Unterlagen ab.

Die Lernziele

Sie werden im Seminar ein kleines Projekt selbst durchführen. Alle Methoden des Projektmanagements probieren Sie an einem Beispiel-Thema aus, das Sie gemeinsam mit Ihren Kolleginnen selbst wählen. Sie formulieren u. a. einen Projektauftrag, erstellen einen Projektablaufplan und wählen die Controlling-Tools aus. Damit der Transfer aus der Weiterbildung in die Praxis leichtfällt, beschäftigen Sie sich zuerst mit der Rolle der Projektleitung. Wenn diese klar ist, kann auch die Rolle der Projektassistenz gut ausgefüllt werden. So gerüstet, können Sie Ihren Chef besser entlasten, ein wertvolles Mitglied in Projektteams sein und eigene Projekte leiten.

  • Inhalte
  • Leistungspaket

Inhalte

Projekte – was ist das und warum gibt es sie?

  • Was unterscheidet ein Projekt von einer komplexen Aufgabe?
  • Projektleiter versus Hierarchieleiter
  • Todsünden in Projekten und Optimierungspotenzial
  • Stolperfallen in Projekten – was gilt es zu beachten?

Projektverlauf – welche Phasen gibt es?

  • Das Vier-Phasen-Modell des Projektmanagements
  • Was sind die Aufgaben von Projektleitung, -team und -assistenz in den Phasen?
  • Wie werden die Übergänge gestaltet?

Die Definition eines Projekts:

  • Welche Analysen sind nötig für die Projektplanung?
  • Der Projektauftrag – ein wichtiges Werkzeug
  • Projekte und Teilprojekte – wann ist das nötig?
  • Stakeholder-Analyse – was bringt sie?
  • Meilensteine im Projektmanagement setzen

Die Planung des Projekts:

  • Von der Grob- zur Feinplanung
  • Lasten- und Pflichtenheft
  • Schnittstellen erkennen und managen
  • Projektablaufplan und Projektstrukturplan
  • Risikoanalyse: ein schnelles und einfaches Verfahren

Die Umsetzung oder Realisierung des Projekts:

  • Kontrolle für den Soll-Ist-Abgleich: Welche Verfahren sind sinnvoll?
  • Projektsteuerung – welche Methoden bieten sich an?

Der Projektabschluss:

  • Die Projektdokumentation – das Muss für ein Projekt
  • Die Integration der Mitarbeiter und Ergebnisse
  • Den Projekterfolg feiern – ist das nötig?

Projektassistenz – wie fülle ich diese Rolle aus?

  • Rollenklarheit: Welche Rolle hat mein Chef und was leitet sich für die Assistenz daraus ab?
  • Was macht eine Projektassistenz mehr als Chefentlastung für einen Projektleiter?
  • Welche Ideen bringe ich meinem Chef für seine Projekte mit?

Leistungspaket

  • Inklusive Speisen und Getränke
  • Seminarunterlagen
  • Teilnahmebestätigung

Projektmanagement für Assistenz und Sekretariat

Referent

Foto Maurer, Christine

Maurer, Christine

Spezialistin für Arbeitsorganisation und das Team Chef – Sekretärin. Ihr Ziel: den Menschen ihre Qualitäten erfahrbar machen, damit ...

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