Die besten Tipps für eine schlanke QM-Dokumentation

Dokumentieren Sie so viel wie nötig, aber so wenig wie möglich, um sichere Abläufe zu realisieren!

Qualitätsmanagementsysteme leiden häufig an mangelnder Akzeptanz. Ein Grund dafür ist die meist recht umfangreiche Dokumentation, deren Anwendung und Pflege mit zum Teil immensem Aufwand verbunden ist. Die Forderung nach einer schlanken Dokumentation, die genügend Freiräume lässt, aber dennoch die Qualität und Rechtskonformität sichert, wird immer lauter. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Dokumentation schlanker und attraktiver gestalten.

QM praxisgerecht

Die erfahrene Referentin erklärt Ihnen die erforderlichen Elemente einer QM-Dokumentation. Sie macht an Beispielen deutlich, wie Sie die Anforderungen effizient umsetzen und zeigt Ansätze auf, mit denen Sie Ihr System überprüfen und systematisch verschlanken können.

Besonders betrachtet werden die unterschiedlichen Sichtweisen und Ansprüche z.B. der Mitarbeiter, der Geschäftsleitung, der externen Auditoren und nicht zuletzt des QM-Beauftragten. Sie erfahren, welchen Nutzen eine schlanke Dokumentation hat und wie Sie Kollegen und Vorgesetzte davon überzeugen. Praktische Beispiele zeigen die Normforderungen der ISO 9001 und ihre Umsetzung.

Ideal als Vorbereitung auf die jährliche Überprüfung des Systems durch die Zertifizierungsstelle: Sie spielen die Prüfung und die Vorbereitung darauf anhand von Fallbeispielen und Umsetzungsempfehlungen durch.

Ihr Nutzen

• Sie wissen, welche Dokumente zu einer normkonformen Dokumentation nach ISO 9001 gehören.
• Sie haben die Bedeutung und den Nutzen der QM-Dokumentation verstanden und können das auch Ihren Kollegen vermitteln.
• Sie bewerten und überarbeiten Ihr bestehendes QM-System nach aktuellen Gesichtspunkten.
• Sie wissen, wie Sie Ihren Mitarbeitern die Dokumentation softwaregestützt zur Verfügung stellen können.

Die Schwerpunkte

• Grundlagen der QM-Dokumentation
  - Elemente der QM-Dokumentation
  - Differenzierung: Dokument – Aufzeichnung
  - Was fordert die Norm im Umgang mit Dokumenten und Aufzeichnungen? – die Dokumentenlenkung
  - Wie erreiche ich das Ziel „so wenig wie möglich – so viel wie nötig“?
• Rechtsaspekte
  - Sinn und Zweck von Aufzeichnungen
  - Beispiele von Aufzeichnungen mit besonderer Relevanz
  - Ist die Aufbewahrung von Dokumenten erforderlich?
  - Dokumente als verpflichtende Vorgabe für Mitarbeiter

• Überprüfung der bestehenden Dokumente
  - Welche Verfahrensanweisungen oder Prozessbeschreibungen machen   Sinn?
  - Welche Dokumente sind für wen wichtig?
  - Gestaltungsmöglichkeiten von Verfahrensanweisungen
  - Redundanzen erkennen/vermeiden
  - Mitarbeitermotivation – Mitarbeiter in die Überprüfung einbinden
  - Was tun, wenn Dokumente den Mitarbeitern nicht bekannt sind?
• Das fordern Auditoren
  - Transparenz in der Dokumentation schaffen
  - Typische Stolpersteine im Audit vermeiden
• Softwaregestütztes Dokumentenmanagement
  - Mit einfachen Mitteln Transparenz schaffen – der Dateimanager
  - Einsatz von IT-Tools zur Dokumentenlenkung
  - Kosten-Nutzen-Aspekte einer papierlosen Dokumentation

Ihre Referentin

Gertz, Stefanie

Als studierte Betriebswirtin (FH) und Informatikerin (FH) fördert Stefanie Gertz (1968) aktiv den Wissensaustausch zwischen Wirtschaft und Bildung. Seit 2000 ist sie Unternehmensberaterin für Managementsysteme und betreut vorwiegend kleine und mittelständische Unternehmen aus Produktion, Dienstleistung und öffentlichem Dienst.

Teilnehmerkreis

Qualitätsbeauftragte aus Produktions- und Dienstleistungsunternehmen, die ihre QM-Dokumentation mit dem nötigen Sachverstand aufbauen wollen